Jak tworzyć czytelne dokumenty

Czy każdy może tworzyć czytelne dokumenty? Tak.

Codziennie przeglądamy wiele rodzajów plików. Zazwyczaj są w tym samym formacie, jednak wyglądają inaczej. Z czego wynika taki stan rzeczy, czym się różnią i dlaczego? Jak tworzyć czytelne dokumenty?

Te i inne pytania rozwieje niniejszy artykuł.

Dokumenty zazwyczaj różnią się miedzy sobą:

• ilością treści
• wielkością kroju pisma
• ilością nagłówków
• ilością kolorów
• ilością grafiki
• ilością stron

Trudno jest się dziwić różnicy w wyglądzie dokumentów. Oficjalne pismo z urzędu, rachunek od dostawcy Internetu, list gratulacyjny po wygranym konkursie, list od przyjaciela czy opowiadanie na lekcję języka polskiego nie będą wyglądały tak samo z uwagi na rodzaj przeznaczenia.

Jednak wiele kluczowych elementów jak wielkość liter (błędnie nazywanych czcionką), marginesy czy style nagłówków będą używane podobnie. Większość ustawień będzie domyślna, jednak warto wiedzieć, jak używać tych wartości.

Format dokumentu

Tutaj sprawa jest oczywista. Formatem domyślnym będzie A4.
W dokumentach oficjalnych będzie stosowany ten format. Drukarki domyślnie drukują na tym formacie i nie należy tego zmieniać.

Jeśli zmienimy format dokumentu w programie do edycji to po wydrukowaniu taki dokument będzie trzeba przyciąć do ustawionych wymiarów – co nie jest zalecane.

Formatowanie treści

Podstawą tworzenia dowolnego dokumentu jest właściwie używanie nagłówków oraz formatowania. Nie jest wymagane kończenie wyspecjalizowanych kursów, a jedynie zastosowanie się do kilku zasad.

Wielkość tekstu

Domyślną wielkością liter jest zazwyczaj wielkość 12 pt. W 99% dokumentów będzie to idealna wielkość. Przykładowy nagłówek 1 będzie miał wielkość 18,2 pt., nagłówek 2 – 16.1 pt., a nagłówek 3 – 14,1 pt. Więcej o nagłówkach poniżej.

Kolejną wielkością będzie interlinia. Określa odstęp między wierszami tekstu – domyślnie ma wartość 1. Można zmienić tą wartość na 1,5 dla lepszej czytelności lub bardzo krótkiego tekstu (używając edytora z pakietu narzędzi biurowych).

Wyrównanie tekstu

Stosujemy wyrównanie lewostronne, prawostronne, centralne oraz wyjustowanie. Poniżej przykład użycia wyrównania.

Zwyczajowo wyrównanie lewostronne nadaje się do wszystkich tekstów zarówno w akapitach jak i tabelach.

Wyjustowane teksty (wyrównane do obu stron jednocześnie) idealnie nadają się do obszernych treści. Nie nadają się do krótkich, często dwuliniowych tekstów, gdzie są nagminnie stosowane.

Wyśrodkowane teksty znajdą się na certyfikatach, listach w nagłówkach lub hasłowych dużych tekstach. Bardzo źle czyta się długie teksty wyśrodkowane, więc nie powinno się ich używać w ten sposób.

Prawostronne wyrównanie sporadycznie używane głownie w tabelach lub w pozycjonowaniu dat i podpisów w dokumentach.

Wybór kroju liter

Zazwyczaj użyjemy domyślnych ustawień jeśli nie zostały zmienione tj. zazwyczaj będzie to font „Times New Roman” lub „Calibri”. Oczywiście używa się wielu rodzajów kroju liter, ale przy tworzeniu dokumentów im mniej tym lepiej.
Kroje posiadają odmiany znaków w postaci pogrubienia i pochylenia.
Umiejętne używanie tych odmian daje wspaniałe efekty.

Pogrubione powinny być ważne elementy treści. Pochylenie przydaje się w cytatach: „Tak to może wyglądać – powiedział.”

Tabele, grafiki, wykresy, zdjęcia

Używamy jeśli to konieczne. Nie ozdabiamy dokumentów.
Tabele wstawiamy jeśli zestawiamy ze sobą treści lub listujemy. Można wtedy użyć mniejszej wielkości znaków. O ile to możliwe, staramy się, by tabela nie przechodziła na kolejną stronę, jeśli się tak stanie ponawiamy nagłówki tabeli.

Wykresy umieszczamy w dokumentach tylko jako niezbędne elementy. Nie upiększamy tylko projektujemy. Warto sprawdzić, czy dana treść będzie lepiej wyglądać jako diagram, czy jako tekst.

Zdjęcia czasem lepiej wydrukować osobno i dołączyć do dokumentu, by nie zaburzać zawartości. Chyba, że chcemy np. odnieść się bezpośrednio do zdjęcia opisując coś na nim – wtedy jego obecność będzie uzasadniona. Koniecznie należy skadrować zdjęcie tak, by była na nim widoczna tylko interesująca część, nie ma powodu zajmować pół strony, by pokazać mały detal zdjęcia.

Grafiki w postaci ikon, logo itp. nadają niektórym dokumentom powagi. Nie dotyczy to pism urzędowych, ale już faktur czy ofert jak najbardziej. Wtedy logo będzie umieszczone w strefie neutralnej np. na górze lub na dole strony. Ikony natomiast będą małe i dyskretnie będą akcentowały treść.

Marginesy dokumentu

Znowu domyślna wartość pozostaje. Marginesy po 2 cm z każdej strony wystarczają, by dokument był czytelny. Można bezpiecznie drukować bez obawy, że coś się nie wydrukuje.

Czasami można w ramach próby zmieszczenia całej treści na jednej stronie gdy np. jedno zdanie przechodzi na kolejną stronę zmniejszyć marginesy górny i dolny do 1 cm. Jeśli to za mało to dodatkowo boczne także do 1 cm. Treść się zmieści, ale może ucierpieć czytelność dokumentu.

Nagłówki i stopki

Nagłówki pełnia funkcję tytułową. Są zagnieżdżone zmniejszając swoją wartość. I tak najpierw użyjemy Nagłówka 1, kolejne Nagłówka 2, Nagłówka 3 itd. Za każdym razem wielkość liter powinna być mniejsza, by zachować hierarchię ważności.  Ilość zagłębień nagłówka określmy tworząc dokument, jednak nie należy używać ich zbyt wiele, ponieważ może to wpłynąć na pogorszenie czytelności tekstu.

Czasem poza wielkością stosuje się inne kroje liter, ale z tym ostrożnie. Najlepiej w zwykłych dokumentach nie zmieniać głównego fontu.

Ustawienia zdefiniowane domyślnie są zazwyczaj odpowiednie. Jeśli jednak zajdzie taka potrzeba, można zdefiniować własne style dla nagłówków.

Tło dokumentu

Najlepiej nic nie zmieniać. Jeśli jednak jest taka potrzeba, to konieczne jest sprawdzenie, jak będzie drukowany dokument. Nie ma nic gorszego niż dokument mający misternie dopasowaną grafikę w tle, która zostanie ucięta przez drukarkę, ponieważ nie drukuje ona do samego brzegu strony. Chyba, że jest to dokument tylko elektroniczny.

Drugą sprawą jest to, że nie każda grafika w dokumencie elektronicznym będzie dobrze wyglądać wydrukowana.

Numery stron

Pomijane zawsze i wszędzie. Przy więcej niż dwóch stronach koniecznie należny dodać pole numeru strony. Zapewni to odpowiednią kolejność w przypadku pomieszania stron oraz jeśli strona zostanie zagubiona. Dodatkowo poprawia nawigację w dokumencie, jeśli szukamy konkretnej rzeczy. 

Przy bardzo ważnych dokumentach jak np. umowy brak jednej strony może zostać niezauważony jeśli akurat paragraf się nie zmienił. Uwaga na brak numerów.

Jedni stosują numer na dole strony na środku, po prawej i na górze po prawej. Miejsce dowolne – byleby było czytelnie.

Rodzaj pliku

Przy rozpowszechnianiu plików droga elektroniczną konieczne jest zwrócenie uwagi na odbiorcę docelowego i do niego należy dostosować rodzaj pliku: .doc, .pdf, .jpg lub inne.

Najbardziej rozpowszechnionym formatem edytowalnym jest .doc, głównie za sprawą programu biurowego Microsoft Word. Kolejnym plikiem jest często używany PDF.

Różnice między nimi są znaczące, ale główną cechą różniącą jest możliwość edycji. Jeśli więc publikujesz szablon dokumentu do edycji to będzie to .doc. Jeśli zaś zależy Ci na tym, by nikt nie zmieniał treści to .pdf będzie najlepszy. Masz wtedy pewność, że dokument będzie krążył w formie takiej, jak go stworzyłeś (łącznie z krojem pisma, grafikami itp.).  Oczywiście, nie dotyczy to osób, którzy posiadają specjalistyczne aplikacje do edycji plików PDF.

Dodatkowo pliki PDF można zabezpieczyć hasłem przed edycją, drukiem lub odczytem mając pewność bezpieczeństwa przed nieautoryzowanym użyciem. Świetna opcja, warto stosować przy ważnych plikach – nie tylko przy dokumentach.

Nazwa pliku

Nazwa nie jest bez znaczenia. Jeśli przyjmie się pewien schemat nazewnictwa, to nie będzie problemu by odnaleźć taki plik, nawet po kilku latach. Unikniemy w ten sposób problemów ze znalezieniem dokumentów po zapisie na dysku.

Dobrze jest przyjąć format, który każdemu powie coś o zawartości, nawet za kilka lat.

Ważne! Nie używamy polskich liter i w miarę możliwości stosujemy łączniki w postaci „-” lub „_”.

Przykłady.

Dokument urzędowy.

NAZWA_TEMAT_DATA

Dokument prywatny.

NAZWA_TEMAT_DATA

Dobre praktyki

Nazywanie i zapisywanie dokumentu zaraz po utworzeniu.

Częste zapisywanie uchroni treść przed usunięciem w przypadku chwilowego zaniku prądu lub innych nieprzewidzianych zdarzeń jak np. szybkie zamknięcie laptopa. Dodatkowo mamy pewność, że w każdej chwili możemy odejść od komputera, słysząc dzwonek do drzwi czy odbierając telefon bez przejmowania się tym, że zapomnimy zapisać. Zazwyczaj na końcu tworzenia dokumentu jest najmniej czasu na szukanie miejsca na dysku czy wymyślanie nazwy – na początku będzie łatwiej i z głowy.

Miejsce zapisu inne niż pulpit

Pulpit jest najczęstszym miejscem zapisu wszelkiego rodzaju plików i dokumentów. Należy jednak pamiętać, że pulpit komputerowy jest jak nasze biurko – im więcej na nim położymy tym trudniej będzie za jakiś czas cokolwiek znaleźć.

Dobrze jest utworzyć na dowolnym dysku folder „DOKUMENTY” i w nim zapisywać te gotowe, tymczasowe, rozpoczęte. Mamy wtedy pewność, że szukamy danego pliku tylko w jednej lokalizacji, bo przecież „tu było, a nie ma” lub „zniknął”. Wtedy plik jest zapisany albo nie został zapisany w ogóle. Nie zniknął sam.

Jednolity dokument

Przy dokumentach wielokartkowych koniecznie trzeba połączyć wszystkie w całość. Używając zszywacza biurowego w górnym lewym rogu, zbindować, użyć skoroszytu uprzednio dziurkując kartki. Zupełną ostatecznością w rzadkich przypadkach może być umieszczenie luźnych kartek w koszulce na dokumenty. Jednak nie jest to ani eleganckie, ani praktyczne. Wystarczy nieumiejętnie chwycić koszulkę, by wszystkie kartki rozsypały się po podłodze zgodnie z przyciąganiem ziemskim. Lub co gorsza na bruku przed budynkiem.

Drukowanie

Rzecz oczywista, ale nie do końca. Jednostronnie czy dwustronnie? W kolorze czy tylko w czerni? Na papierze zwykłym czy grubszym? No właśnie.

Jednostronnie czy dwustronnie.

Jeśli dokument ma być bardzo czytelny lub mają wystąpić na nim jakieś korekty, poprawki to najlepiej jednostronnie żeby nic nie przebijało na drugą stronę. Także krótkie dokumenty 2-3 str. warto drukować jednostronnie.

Większe oficjalne dokumenty lepiej się czyta wydrukowane jednostronnie. Obszerne teksty tymczasowe lub do korekty (wielokrotnie drukowane) najlepiej drukować dwustronnie – oszczędzamy papier.

Jeśli tworzymy dokument którego treść będzie analizowana lub porównywana jak np. CV, raport, diagramy czy tabele to także warto drukować jednostronnie by nie przewracać kartki za każdym razem chcąc porównać wartości. Jest to szczególnie ważne, gdy na rozmowie kwalifikacyjnej rekruter posiada jedną kartkę dwustronnie zadrukowaną. Aby odnieść się do doświadczenia i wykształcenia będzie ciągle szukał przewracając strony – unikaj tego.

W kolorze czy w czerni.

Oficjalne dokumenty w czerni.
Nieoficjalne dokumenty jeśli wymaga tego zawartość to można używać koloru jednak nie można przesadzić. Treść dokumentu powinna być czytelna poprzez właściwe formatowanie, a nie użycie koloru.

Oczywistym użyciem kolorowego druku będzie zamieszczenie w publikacji zdjęć, diagramów i grafik. Konieczne jest jednak zachowanie umiaru w ilości na stronie.

Przy druku dokumentu do szybkiego przeczytania nie ma sensu drukowania w kolorze, także wtedy, gdy chcemy jedynie zarchiwizować dokument.

Porady

Istnieją dokładne wytyczne w bardzo określonych sytuacjach odnośnie formatowania. Na przykład prace dyplomowe, niektóre dokumenty urzędowe, oferty, brief-y, cv itp. Wtedy należy kierować się w pierwszej kolejności tymi zasadami. Niemniej czytelność powinna być zawsze zachowana.

Jest wiele osób nierozróżniających kolory i należy to mieć na uwadze umieszczając krzykliwe nagłówki w mocnych kolorach dla szerokiego grona odbiorców. Także zestawianie ze sobą niektórych kolorów nawet zdrowemu nie poprawi czytelności np. zielony na czerwonym, żółty na białym, szary na białym itp.

Błędnie wydrukowane lub tymczasowe dokumenty zawierające dane wrażliwe albo będące tajemnicą firmy należy niszczyć w niszczarce.

Jeśli nie dysponujemy drukarką kolorową, a chcemy przygotować diagram lub wykres to bez problemu możemy to zrobić, tworząc diagram w kolorze czarnym lub z odcieniami szarości. Dobrym sposobem będzie użycie różnych grubości linii i różnych rodzajów stylów linii np. przerywana, kropkowana, podwójna.

Pokazane przykłady zostały przygotowane w edytorze tekstowych, jednak ogromne możliwości daje tworzenie efektownych dokumentów przygotowanych w programach do składu publikacji.

SZABLONY DOKUMENTÓW DO POBRANIA

Poniżej przykładowe pliki użyte w artykule, do pobrania w trzech formatach.