Jak tworzyć czytelne dokumenty

Czy każdy może tworzyć czytelne dokumenty? Tak.

Codziennie przeglądamy wiele rodzajów plików. Zazwyczaj są w tym samym formacie, jednak wyglądają inaczej. Z czego wynika taki stan rzeczy, czym się różnią i dlaczego? Jak tworzyć czytelne dokumenty?

Te i inne pytania rozwieje niniejszy artykuł.

Dokumenty zazwyczaj różnią się miedzy sobą:

  • ilością treści
  • wielkością kroju pisma
  • ilością nagłówków
  • ilością kolorów
  • ilością grafiki
  • ilością stron

Trudno jest się dziwić różnicy w wyglądzie dokumentów. Oficjalne pismo z urzędu, rachunek od dostawcy internetu, list gratulacyjny po wygranym konkursie, list od przyjaciela czy opowiadanie na lekcję języka polskiego nie będą wyglądały tak samo z uwagi na rodzaj przeznaczenia.

Jednak wiele kluczowych elementów jak wielkość liter (błędnie nazywanych czcionką), marginesy czy style nagłówków będą używane podobnie. Większość ustawień będzie domyślna, jednak warto wiedzieć, jak używać tych wartości.

Format dokumentu

dokument A4

Tutaj sprawa jest oczywista. Formatem domyślnym będzie A4.
W dokumentach oficjalnych będzie stosowany ten format. Drukarki domyślnie drukują na tym formacie i nie należy tego zmieniać.

Jeśli zmienimy format dokumentu w programie do edycji to po wydrukowaniu taki dokument będzie trzeba przyciąć do ustawionych wymiarów – co nie jest zalecane.

Formatowanie treści

Podstawą tworzenia dowolnego dokumentu jest właściwie używanie nagłówków oraz formatowania. Nie jest wymagane kończenie wyspecjalizowanych kursów, a jedynie zastosowanie się do kilku zasad.

Wielkość tekstu

Domyślną wielkością liter jest zazwyczaj wielkość 12 pt. W 99% dokumentów będzie to idealna wielkość. Przykładowy nagłówek 1 będzie miał wielkość 18,2 pt, nagłówek 2 – 16.1 pt, a nagłówek 3 – 14,1 pt. Więcej o nagłówkach poniżej. Kolejną wielkością będzie interlinia. Określa odstęp między wierszami dokumentu – domyślnie ma wartość 1. Można zmienić tą wartość na 1,5 dla lepszej czytelności lub bardzo krótkiego tekstu.

Pierwszy akapit wykorzystuje interlinię o domyślnej wartości 1, drugi o wartości 1,5.

Wyrównanie tekstu

Stosujemy wyrównanie lewostronne, prawostronne, centralne oraz wyjustowanie. Poniżej przykład użycia wyrównania.

przykłady wyrównania tekstu
Rodzaje wyrównania tekstu. Kolejno wg akapitów od góry: lewostronne, prawostronne, wyśrodkowanie, wyjustowanie.

Zwyczajowo wyrównanie lewostronne nadaje się do wszystkich tekstów zarówno w akapitach jak i tabelach. Wyjustowane teksty (wyrównane do obu stron jednocześnie) idealnie nadają się do obszernych treści. Nie nadają się do krótkich, często dwuliniowych tekstów, gdzie są nagminnie stosowane. Wyśrodkowane teksty znajdą się na certyfikatach, listach w nagłówkach lub hasłowych dużych tekstach. Bardzo źle czyta się długie teksty wyśrodkowane, więc nie powinno się ich używać w ten sposób. Prawostronne wyrównanie sporadycznie używane głownie w tabelach lub w pozycjonowaniu dat i podpisów w dokumentach.

Wybór kroju liter

Zazwyczaj użyjemy domyślnych ustawień jeśli nie zostały zmienione tj. zazwyczaj będzie to font „Times New Roman” lub „Calibri”. Oczywiście używa się wielu rodzajów kroju liter, ale przy tworzeniu dokumentów im mniej tym lepiej.
Kroje posiadają odmiany znaków w postaci pogrubienia i pochylenia.
Umiejętne używanie tych odmian daje wspaniałe efekty.

Pogrubione powinny być ważne elementy treści. Pochylenie przydaje się w cytatach: „Tak to może wyglądać – powiedział.”

Przykład użycia pogrubienia tekstu oraz pochylonego tekstu.

Tabele, grafiki, wykresy, zdjęcia

Używamy jeśli to konieczne. Nie ozdabiamy dokumentów.
Tabele wstawiamy jeśli zestawiamy ze sobą treści lub listujemy. Można wtedy użyć mniejszej wielkości znaków. O ile to możliwe, staramy się, by tabela nie przechodziła na kolejną stronę, jeśli się tak stanie ponawiamy nagłówki tabeli.

Użycie tabeli w celu pokazania różnic. Poniżej ta sama treść bez tabeli.

 

Wykresy umieszczamy w dokumentach tylko jako niezbędne elementy. Nie upiększamy tylko projektujemy. Warto sprawdzić, czy dana treść będzie lepiej wyglądać jako diagram, czy jako tekst.

wykres
Przykład zastosowania wykresu dla tabeli powyżej.

Zdjęcia czasem lepiej wydrukować osobno i dołączyć do dokumentu, by nie zaburzać zawartości. Chyba, że chcemy np. odnieść się bezpośrednio do zdjęcia opisując coś na nim – wtedy jego obecność będzie uzasadniona. Koniecznie należy skadrować zdjęcie tak, by była na nim widoczna tylko interesująca część, nie ma powodu zajmować pół strony, by pokazać mały detal zdjęcia.

Grafiki w postaci ikon, logo itp. nadają niektórym dokumentom powagi. Nie dotyczy to pism urzędowych, ale już faktur czy ofert jak najbardziej. Wtedy logo będzie umieszczone w strefie neutralnej np. na górze lub na dole strony. Ikony natomiast będą małe i dyskretnie będą akcentowały treść.

oferta z logo
Przykład zastosowania logo w dokumencie ofertowym.

Marginesy dokumentu

Znowu domyślna wartość pozostaje. Marginesy po 2 cm z każdej strony wystarczają, by dokument był czytelny. Można bezpiecznie drukować bez obawy, że coś się nie wydrukuje.

margines 2 cm
Margines po obu stronach ustawiony na 2 cm.
Wartości marginesów można dowolnie zmieniać.

Nagłówki i stopki

naglowki
Hierarchia nagłówków i wielkość.

Nagłówki pełnia funkcję tytułową. Są zagnieżdżone zmniejszając swoją wartość. I tak najpierw użyjemy Nagłówka 1, kolejne Nagłówka 2, Nagłówka 3 itd. Za każdym razem wielkość liter powinna być mniejsza, by zachować hierarchię ważności.  Ilość zagłębień nagłówka określmy tworząc dokument, jednak nie należy używać ich zbyt wiele, ponieważ może to wpłynąć na pogorszenie czytelności tekstu.

Ustawienia zdefiniowane domyślnie są zazwyczaj odpowiednie. Jeśli jednak zajdzie taka potrzeba, można zdefiniować własne style dla nagłówków.

nagłówki
Przykład użycia nagłówków.

Tło dokumentu

Najlepiej nic nie zmieniać. Jeśli jednak jest taka potrzeba, to konieczne jest sprawdzenie, jak będzie drukowany dokument. Nie ma nic gorszego niż dokument mający misternie dopasowaną grafikę w tle, która zostanie ucięta przez drukarkę, ponieważ nie drukuje ona do samego brzegu strony. Chyba że jest to dokument tylko elektroniczny.

Numery stron

Pomijane zawsze i wszędzie. Przy więcej niż dwóch stronach koniecznie należny dodać pole numeru strony. Zapewni to odpowiednią kolejność w przypadku pomieszania stron oraz jeśli strona zostanie zagubiona. Dodatkowo poprawia nawigację w dokumencie, jeśli szukamy konkretnej rzeczy.

Jedni stosują numer na dole strony na środku, po prawej i na górze po prawej. Miejsce dowolne – byleby było czytelnie.

numer strony dokumentu
Przykład miejsca dla numeru strony.

Rodzaj pliku

Przy rozpowszechnianiu plików droga elektroniczną konieczne jest zwrócenie uwagi na odbiorcę docelowego i do niego należy dostosować rodzaj pliku: .doc, .pdf, .jpg lub inne.

Najbardziej rozpowszechnionym formatem jest .doc, głównie za sprawą edytora Microsoft Word. Kolejnym plikiem jest coraz częściej używany PDF.
Różnice między nimi są znaczące, ale główną cechą różniącą jest możliwość edycji. Jeśli więc publikujesz szablon dokumentu do edycji to będzie to .doc. Jeśli zaś zależy Ci na tym, by nikt nie zmieniał treści to .pdf będzie najlepszy. Masz wtedy pewność, że dokument będzie krążył w formie takiej, jak go stworzyłeś (łącznie z krojem pisma, grafikami itp.).  Oczywiście, nie dotyczy to osób, którzy posiadają specjalistyczne aplikacje do edycji plików PDF.

Dodatkowo pliki PDF można zabezpieczyć hasłem przed edycją, drukiem lub odczytem mając pewność bezpieczeństwa przed nieautoryzowanym użyciem.

Nazwa pliku

Nazwa nie jest bez znaczenia. Jeśli przyjmie się pewien schemat nazewnictwa, to nie będzie problemu by odnaleźć taki plik, nawet po kilku latach. Unikniemy w ten sposób problemów ze znalezieniem dokumentów po zapisie na dysku.

Dobrze jest przyjąć format, który każdemu powie coś o zawartości, nawet za kilka lat.

Ważne! Nie używamy polskich liter i w miarę możliwości stosujemy łączniki w postaci „-” lub „_”.

Przykłady.

Dokument urzędowy.

NAZWA_TEMAT_DATA

urzad_gminy_2018.doc
urzad_wojewodzki_lipiec_2018.pdf
starostwo_korekta_2018.pdf
osrodek_zdrowia_powiadomienie_2018.pdf
gmina_dzialka_lipiec_2018.doc
energetyka_licznik_lipiec_2018.doc

Dokument prywatny.

NAZWA_TEMAT_DATA

szkolenie_fotografia_lipiec_2018.pdf
lista_inwentarza_grudzien_2018.xls
lista_gosci_wigilia_2018.xls
zaproszenie_50-lat_adama_2018.doc
faktura_wywoz_smieci_lipiec_2018.doc
rozliczenie_pradu_01-12_2018.xls
reklamacja_narty_tomek_2018.doc

Dobre praktyki

Nazywanie i zapisywanie dokumentu zaraz po utworzeniu.

Częste zapisywanie uchroni treść przed usunięciem w przypadku chwilowego zaniku prądu lub innych nieprzewidzianych zdarzeń jak np. szybkie zamknięcie laptopa. Dodatkowo mamy pewność, że w każdej chwili możemy odejść od komputera, słysząc dzwonek do drzwi czy odbierając telefon bez przejmowania się tym, że zapomnimy zapisać. Zazwyczaj na końcu tworzenia dokumentu jest najmniej czasu na szukanie miejsca na dysku czy wymyślanie nazwy – na początku będzie łatwiej i z głowy.

Miejsce zapisu inne niż pulpit

Pulpit jest najczęstszym miejscem zapisu wszelkiego rodzaju plików i dokumentów. Należy jednak pamiętać, że pulpit komputerowy jest jak nasze biurko – im więcej na nim położymy tym trudniej będzie za jakiś czas cokolwiek znaleźć.

Dobrze jest utworzyć na dowolnym dysku folder „DOKUMENTY” i w nim zapisywać te gotowe, tymczasowe, rozpoczęte. Mamy wtedy pewność, że szukamy danego pliku tylko w jednej lokalizacji, bo przecież „tu było, a nie ma” lub „zniknął”. Wtedy plik jest zapisany albo nie został zapisany wogóle. Nie zniknął sam.

Jednolity dokument

Przy dokumentach wielokartkowych koniecznie trzeba połączyć wszystkie w całość. Używając zszywacza biurowego w górnym lewym rogu, zbindować, użyć skoroszytu uprzednio dziurkując kartki. Zupełną ostatecznością w rzadkich przypadkach może być umieszczenie luźnych kartek w koszulce na dokumenty. Jednak nie jest to ani eleganckie, ani praktyczne. Wystarczy nieumiejętnie chwycić koszulkę, by wszystkie kartki rozsypały się po podłodze zgodnie z przyciąganiem ziemskim. Lub co gorsza na bruku przed budynkiem.

Drukowanie

Rzecz oczywista, ale nie do końca. Jednostronnie czy dwustronnie? W kolorze czy tylko w czerni? Na papierze zwykłym czy grubszym? No właśnie.

Jednostronnie czy dwustronnie.

Jeśli dokument ma być bardzo czytelny lub mają wystąpić na nim jakieś korekty, poprawki to najlepiej jednostronnie żeby nic nie przebijało na drugą stronę. Także krótkie dokumenty 2-3 str warto drukować jednostronnie.

Większe oficjalne dokumenty lepiej się czyta wydrukowane jednostronnie. Obszerne teksty tymczasowe lub do korekty (wielokrotnie drukowane) najlepiej drukować dwustronnie – oszczędzamy papier.

W kolorze czy w czerni.

Oficjalne dokumenty w czerni.
Nieoficjalne dokumenty jeśli wymaga tego zawartość to można używać koloru jednak nie można przesadzić. Treść dokumentu powinna być czytelna poprzez właściwe formatowanie, a nie użycie koloru.

Oczywistym użyciem kolorowego druku będzie zamieszczenie w publikacji zdjęć, diagramów i grafik. Konieczne jest jednak zachowanie umiaru w ilości na stronie.

Przy druku dokumentu do szybkiego przeczytania nie ma sensu drukowania w kolorze, także wtedy, gdy chcemy jedynie zarchiwizować dokument.

Porady

Istnieją dokładne wytyczne w bardzo określonych sytuacjach odnośnie formatowania. Na przykład prace dyplomowe, niektóre dokumenty urzędowe, oferty, briefy, cv itp. Wtedy należy kierować się w pierwszej kolejności tymi zasadami. Niemniej czytelność powinna być zawsze zachowana.

Jest wiele osób nierozróżniających kolory i należy to mieć na uwadze umieszczając krzykliwe nagłówki w mocnych kolorach dla szerokiego grona odbiorców. Także zestawianie ze sobą niektórych kolorów nawet zdrowemu nie poprawi czytelności np. zielony na czerwonym, żółty na białym, szary na białym itp.

Błędnie wydrukowane lub tymczasowe dokumenty zawierające dane wrażliwe lub będące tajemnicą firmy należy niszczyć w niszczarce.

Jeśli nie dysponujemy drukarką kolorową, a chcemy przygotować diagram lub wykres to bez problemu możemy to zrobić, tworząc diagram w kolorze czarnym lub z odcieniami szarości. Dobrym sposobem będzie użycie różnych grubości linii i różnych rodzajów stylów linii np. przerywana, kropkowana, podwójna.

Pokazane przykłady zostały przygotowane w edytorze tekstowych, jednak ogromne możliwości daje tworzenie efektownych dokumentów przygotowanych w programach do składu publikacji.

SZABLONY DOKUMENTÓW DO POBRANIA

Poniżej przykładowe pliki użyte w artykule, do pobrania w trzech formatach.

Nagłówki .odt .doc .pdf
Tabela, grafika, wykres .odt .doc .pdf 
Wyrównanie tekstu .odt .doc .pdf 

 

 

Oceń artykuł