Pracujemy na etatach, we własnych firmach lub na jednoosobowych działalnościach. Chcąc się rozwijać przyjmujemy ogromną ilość zadań do wykonania. Czasem sami sobie je nadajemy. Aby nie musieć pamiętać ich wszystkich i nie błądzić po omacku, można usystematyzować je i nauczyć się definiować je w czasie.
Poniższe wskazówki z powodzeniem można stosować w prawie każdej pracy. Wszystko zależy od determinacji i konsekwencji działania.
1. Planowanie, planowanie, planowanie.
ZADANIA.
Wszystkie zadania powinny zostać zdefiniowane i spisane. Każde zadanie, które wymaga choćby minuty pracy np. telefon do klienta, mail do kontrahenta, wyjaśnienie opóźnionej przesyłki, wydruk oferty, sprawdzenie statystyk www, wymiana tonera w drukarce itp.
Po pierwsze, tworząc jasną listę od razu widzimy, co jest do zrobienia, dodatkowo – pozycje możemy priorytetyzować. Po drugie, odciążamy umysł, nie musząc myśleć i pamiętać ciągle o tym, co należy zrobić.
NOTATNIK
Zapisywać można na kartce lub w aplikacjach na desktopy i urządzenia mobilne. Pełna dowolność. Każda metoda ma swoje zalety. Kartka zostaje zawsze w miejscu pracy i tam jest aktualizowana. Wersje aplikacji na smartfony i tablety są z nami zawsze i dają możliwość dodawania ważnych punktów do planu będąc np. w autobusie, w kawiarni, czy idąc do auta na parkingu. Jeśli działamy w zespołach korzystając z tej samej listy zadań to nasi koledzy od razu widzą “zaptaszone” zadanie, którym mogło być np. załatwienie formalności w banku.
OKRESY
Listy zadań najlepiej tworzyć dzienne lub ciągłe, do których dodajemy nowe pozycje stare skreślając. Dobrze określić także ogólne plany tygodniowe i miesięczne. A plan roczny utworzy się niejako sam.
2. Konsekwencja
TRUD
O trudzie konsekwencji napisano już niejedno, ale prawda jest jedna:
“Ty odpowiadasz za swoje zadania”.
Nieważne jak bardzo będą nas rozpraszały sygnały powiadomień w smartfonie, pragnienie sprawdzenia co tam na Fb czy YouTube – plan musi być wykonany. A przynajmniej podjęta próba jego wykonania.
NAGRODA
Po kilku dniach sumiennej pracy z listą zadań wiele zaczyna się układać. Prosto i sprawnie wykonujemy zadania z listy co daje niesamowitą satysfakcję z odrabiania planu np. w ciągu dnia czy tygodnia. Oczywiście nie wszystkie zadania dnia da się od razu wykonać, czasem trzeba je przerzucić na następny dzień, ale uczy to także poprawnie definiować pojawiające się problemy do rozwiązania.
Stałe dodawanie nowych pozycji rozwija w patrzeniu na zasoby czasowe. Widząc całą listę od razu wiemy, ile to nam mniej więcej zajmie czasu.
Na pytanie o termin na wykonanie czegoś dodatkowego, od razu można określić czas i możliwości wykonania. To daje duży komfort kontroli nad obowiązkami.
3. Wytrwałość
CZAS
Z czasem zadania zaczną same prowadzić dzień pracy. Długa lista sporządzona w poniedziałek rano może przytłaczać, ale traktując ją jako listę dynamiczną tygodniową mamy więcej czasu na realizację.
Należy pamiętać, że nie wiadomo zawsze wszystkiego do przodu, w każdej chwili może zadzwonić telefon, odbierzemy maila czy klient nas odwiedzi i plan będzie trzeba aktualizować, ale to normalne.
Chęć wykonania zadań z listy będzie się stawała ambicją, przez co wykonywanie obowiązków nabierze zawodowego charakteru. Nie będziemy już tylko “jakimś tam” pracownikiem, ale zorganizowanym i ambitnym przykładem możliwości pracy nad sobą.
DODATKI:
Do pobrania dwie wersje planu tygodniowego w pliku PDF do druku:
Format A4 (11 kB)
Format 2 x A5 (35 kB)
LINKI:
Programy do tworzenia list:
Google Keep – bardzo prosta lista z ciekawymi opcjami przypomnień, udostępniania i personalizacji. Darmowa. Wersja na urządzenia mobilne oraz z dostępem przez przeglądarkę.
Trello – zarządzanie zadaniami w rozbudowanych tablicach listach ze statusami, dodawanie użytkowników np. w zespole. Wersja mobilna i desktop przez przeglądarkę.
Todoist – zadania dzienne, tygodniowe, personalizacja, komentarze. Darmowa z płatnymi opcjami. Wersja mobilna i desktop przez przeglądarkę.